Types de contenu vs plusieurs bibliothèques

Voici un tableau qui peut vous aider à choisir si plusieurs types de contenu ou plusieurs bibliothèques devraient être utilisés pour créer un système de classement de fichiers complexe.

Plusieurs types de contenu / 1 seule bibliothèque	Plusieurs bibliothèques
Mise en place des types de contenu assez complexe. Il faut créer des colonnes de site et des types de contenu. Niveau de connaissance avancé.	Création des bibliothèques et ajout des nouvelles colonnes. Niveau de connaissance intermédiaire.
Maintenance plus complexe des types de contenu. Si on veut ajouter une catégorie, il faut modifier soit la colonne de site, soit ajouter un type de contenu.	Il est facile de modifier les choix des catégories et d'ajouter des catégories.
Pour chercher parmi les fichiers d’une seule catégorie, il faut créer une étendue de recherche.	La recherche est spécifique par bibliothèque.
La recherche se fait parmi tous les fichiers (puisqu'ils sont tous dans une même bibliothèque).	Pour chercher parmi tous les fichiers de toutes les bibliothèques, il faut créer une étendue de recherche.
Paramètres: Toute la bibliothèque possède les mêmes paramètres (versions, autorisations, etc.).	Paramètres: 1) Si vous voulez appliquer les mêmes paramètres sur chaque bibliothèque, il faut effectuer les modifications pour chacune. 2) Chaque bibliothèque peut avoir des paramètres différents (versions, autorisations, etc.).
Ayant une seule bibliothèque, le risque d’avoir des fichiers en double est moindre.	Ayant plusieurs bibliothèques, le risque d’avoir des fichiers en double est plus important.
SharePoint 2010: Il n’est pas possible de grouper par type de contenu.
Il est très facile d'obtenir un affichage qui énumère les derniers fichiers modifiés.	Pour afficher et rassembler les derniers fichiers modifiés, il faut utiliser un WebPart Requête de contenu. Ce qui est plus complexe et moins flexible.
Affichages: Toute la bibliothèque possède le même affichage par défaut.	Affichages: 1) Si vous voulez appliquer le même affichage sur chaque bibliothèque, il faut le créer pour chacune. 2) Vous avez l'avantage de pouvoir utiliser un affichage par défaut différent sur chaque bibliothèque.

Voir aussi: Reproduire l'utilisation des dossiers

Fonctionnalités de site: Listes de collaboration d'équipe

Dans un portail de publication, la fonctionnalité suivante n'est pas activée:

Donc les choix sont moindres à la création de listes, de bibliothèques, de pages ou de sites:

Comparaison des collections de sites et des sites

Application Web
- Possède sa propre méthode d'authentification
- Possède son propre URL
- Toutes les Applications Web d'une même ferme partagent les mêmes fichiers du hive

Collection de sites
- Navigation spécifique à la collection
- Autorisations particulières à la collection: ne peut pas partager les groupes ou les niveaux d'autorisation avec une autre collection
- Types de contenu, colonnes de site
- Modèles de liste, modèles de site
- Quota d'espace peut être défini
- WebPart requête de contenu pour afficher une liste ou un type de contenu de la même collection
- Fonctionnalités de la collection de sites
- Rapport d'utilisation pour la collection de sites
- Il est possible de copier ou déplacer des sites à l'intérieur de la même collection (Les trésors cachés de SharePoint 2010 et 2007)

Site
- WebPart de liste du site
- Fonctionnalités du site
- Volet de gauche (quick launch)
- Autorisations

Références:
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/dd576268(v=office.12).aspx
https://www.nothingbutsharepoint.com/sites/itpro/Pages/SharePoint-Sites-vs-Site-Collections.aspx
http://mikeoryszak.com/2010/01/sharepoint-site-topology-planning/
http://didierdanse.net/blogs/dev_en/archive/2011/03/12/sharepoint-2010-farm-web-application-sites-collection-sites-and-subsites-how-to-know-what-to-use.aspx
http://sharepointrelated.com/2012/07/11/content-database-infrastructure-design-and-faq-sharepoint-2010/
http://www.c-sharpcorner.com/uploadfile/Roji.Joy/difference-between-web-application-site-collection-and-site/
http://adweterings.wordpress.com/2008/09/26/ssp-web-application-site-collection-sites/
http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc261995.aspx#section9

Contenu réutilisable

La liste Contenu réutilisable s’ajoute lorsque les fonctionnalités de publication (collection de sites) sont activées. Cette liste n’existe que dans le site parent de la collection.

Elle est utilisée pour ajouter les éléments graphiques ou avec une présentation plus sophistiqué partout dans les sites.

Le contenu réutilisable peut être ajouté seulement dans une zone de texte d’une page de publication. Il ne peut pas être ajouté dans un WebPart Éditeur de contenu ou une page Wiki. C’est bien dommage pour les pages Wiki, parce que cela aurait pu compenser le besoin de modèle de page Wiki qui est souvent demandé.

Niveaux d'autorisations et groupes dans SharePoint 2007

Quelques curiosités à propos des autorisations dans SP 2007 qui ont disparues dans SP2010... C'est vintage!

Niveaux d'autorisations particuliers à un site

Si vous affichez les autorisations d'un site puis que vous sélectionnez Paramètres > Niveaux d'autorisation, vous optenez les choix suivants:

 

Cliquez sur Modifier les niveaux d'autorisations puis cliquez sur OK au message "Vous êtes sur le point de créer des groupes et des autorisations personnalisés pour ce site. Les modifications apportées aux groupes et aux autorisations des sites parents n'affecteront pas ce site."

 

 

Si vous utilisez Ajouter un niveau d'autorisation, vous allez créer un niveau d'autorisation qui est disponible seulement dans ce site.

 

Je ne suis pas surprise qu'ils aient décidé d'enlever cette option en 2010!

 

 





Configurer des groupes

Allez dans un site puis sélectionnez Actions du site > Paramètres du site > Personnes et groupes.
Dans le menu Paramètres, vous avez la commande Configurer les groupes qui vous permet de définir à nouveau les trois groupes de départ (Visiteurs, Membres, Propriétaires).

Voir les astuces dans les URL pour réaliser la même action dans SharePoint 2010.

Reproduire l'organisation des dossiers

L'utilisation des dossiers est ancrée dans les habitudes des utilisateurs. Voici un exemple, à priori simple, qui décrit un cas où il est difficile de persuader les utilisateurs que les métadonnées seront plus pratiques.

Comment est-ce que je peux reproduire ce type de classement avec une bibliothèque de SharePoint?

Option 1
Dans une seule bibliothèque, j'ajoute deux colonnes nommées Catégorie et Sous-catégorie.
Catégorie contient les choix: Factures, Présentation.
Sous-catégorie contient les choix: 2010, 2011, 2012, Meilleures pratiques, Offres, Solutions.

Vous imaginez déjà les protestations des utilisateurs qui voudront que la sous-catégorie soit filtrée selon la catégorie choisie.
Aussi, vous vous rendez compte que cette solution n'est pas viable si la structure est bien plus complexe avec beaucoup plus de choix.

Option 2
Donc voici ce que je peux proposer: des choix ouverts.
Les colonnes Catégorie et Sous-catégorie seront des boîtes de texte pour que les utilisateurs y inscrivent les termes.

Autre salve de protestation, les utilisateurs n'inscriront pas les bons termes. Et les groupements et les tris ne se feront pas correctement. Cela ne pourrait fonctionner que dans une équipe très disciplinée.

Option 3
Je créé deux types de contenu, nommés Facture et Présentation.
Le type de contenu Facture contient une colonne Catégorie de facture avec les choix 2010, 2011, 2012.
Et l'autre type de contenu contient une colonne Catégorie de présentation avec les choix Meilleures pratiques, Offres, Solutions.

Ça marche et c'est élégant, mais il faut avoir une connaissance plus poussée de SharePoint pour le reproduire et si on veut que des utilisateurs mettent à jour cette structure, il faut leur enseigner l'utilisation des colonnes de sites et des types de contenu. Donc la mise en place et la mise à jour deviennent bien plus complexe.

Option 4
Je créé deux bibliothèques, nommées Factures et Présentation.
Dans chaque bibliothèque, j'ajoute une colonne Catégorie.
Celle de Facture contient les choix 2010, 2011, 2012.
Celle de Présentation contient les choix Meilleures pratiques, Offres, Solutions.

C'est facile à mettre à jour mais il ne sera pas possible de rechercher dans les deux bibliothèques en même temps (sans créer une étendue de recherche). Aussi, ce ne serait pas une bonne solution s'il y avait beaucoup plus de bibliothèques à créer.

En conclusion
Vous remarquerez que dans les 4 options présentées ci-dessus, seulement la deuxième permet aux Membres de ... (Collaboration) d'être autonomes. Dans les trois autres cas, ils devront demander aux Propriétaires de ... (Contrôle total) d'ajouter des options de choix ou de créer des bibliothèques ou d'ajouter des types de contenu.

Donc aucune de ces options ne peut être choisies sans hésitation. Il faudra déterminer ce qui correspond le mieux au travail des utilisateurs. Sans compter qu'il serait encouragé d'explorer d'autres avenues, comme changer les étiquettes de classification pour réorganiser autrement les fichiers.

Voir aussi: Types de contenu vs plusieurs bibliothèques

Réf
http://en.share-gate.com/blog/sharepoint-columns-site-columns-or-content-types

Naviguer vers une autre collection de sites

Chaque collection de sites a une navigation indépendante. Donc si vous utilisez plusieurs collections de sites, vous avez le défi de mettre en place une navigation sensée.

Dans SharePoint 2010, l'outil Naviguer vers le haut permet de se déplacer dans une même collection de sites.

Par contre, il est possible d'ajouter dans cet outil, le lien vers une autre collection de sites.
1) Cliquez sur Actions du site > Paramètres du site.
2) Dans la section Administration de la collection de sites, cliquez sur Connexion au site portail.

 

Le lien vers cette autre collection va s'afficher comme premier choix dans le bouton Naviguer vers le haut.

Fichier verrouillé pour modification par un autre utilisateur

Voir http://ktnnsharepoint.wordpress.com/2012/11/04/fichier-verrouille-extrait/

En utilisant les lecteurs partagés, vous avez déjà remarqué que vous pouviez obtenir le message "Ce fichier est verrouillé pour modification par un autre utilisateur. Ouvrir une copie en lecture seule." (This file is locked for editing. Open a Read Only copy.).

Dans SharePoint 2007, ce message d'avertissement peut apparaître. Pour éviter que plusieurs personnes modifient en même temps un fichier, vous devez utiliser les notions d'extraction et d'archivage de SharePoint.

Voici ce qui se passe lorsqu'un autre utilisateur essaye d'ouvrir un fichier extrait.

Cas 1: le fichier a été extrait à l'aide du menu contextuel

Pour le deuxième utilisateur qui clique sur le fichier, celui-ci s'affiche en mode lecture. Dans l'application client, il voit l'option de modifier le document.

Si l'utilisateur clique sur Modifier le document, il obtient le message:



Cas 2: le fichier se trouve dans une bibliothèque avec extraction obligatoire

Pour le deuxième utilisateur qui clique sur le fichier, celui-ci s'affiche en mode lecture. Dans l'application client, il voit l'option d'extraire le document.

Si l'utilisateur clique sur Extraire, il obtient le message:

Si l'utilisateur clique sur Lecture seule, il voit:

http://office.microsoft.com/fr-ca/sharepoint-server-help/bibliotheques-de-documents-sharepoint-i-presentation-du-partage-de-fichiers-RZ010234528.aspx?section=15

http://office.microsoft.com/en-ca/sharepoint-server-help/configure-a-site-library-to-require-check-out-of-files-HA101853114.aspx

Voir Extraire, archiver des fichiers ou annuler les modifications apportées à des fichiers dans une bibliothèque de site.

Voir Collaboration sur des documents et co-création de documents. (SharePoint 2010 seulement)

Comparaison d'une colonne de site et d'une colonne de recherche

Allez à http://ktnnsharepoint.wordpress.com/2013/10/03/colonne-site-choix-recherche-metadonnee-geree/

Organisateur de contenu

1) Activez la fonctionnalité Organisateur de contenu (Actions du site > Paramètres du site > Gérer les fonctionnalités de site).

2) Ajoutez des Règles de l'organisateur de contenu (Actions du site > Paramètres du site). Il est également possible d'ajuster les Paramètres de l'organisateur de contenu.

3) Téléchargez un fichier dans la bibliothèque de remise. S'il correspond aux critères, le fichier sera déplacé à l'emplacement désigné par la règle.

Ajouter des étapes de rétention sur une bibliothèque

Allez à http://ktnnsharepoint.wordpress.com/2012/10/22/etapes-retention-type-contenu-bibliotheque/

Définir des enregistrements sur place

Voir http://ktnnsharepoint.wordpress.com/2012/10/22/enregistrements-sur-place/

Autoriser l'utilisateur à ajouter des metadonnées gérées

Quelles options faut-il activer pour que les utilisateurs puissent ajouter des termes ou envoyer un commentaire à l'administrateur?

Sur la saisie d'écran ci-dessous, vous pouvez voir:
- Ajouter un nouvel élément
- Envoyer des commentaires

1) La configuration se fait au niveau de l'ensemble de termes:

- Inscrivez un courriel pour qu'un message puisse être envoyé.

- Ouvrez l'ensemble de termes pour autoriser à ajouter des termes.

2) Ensuite, il faut aussi modifier la colonne:

- Cochez l'autorisation de la saisie manuelle.

 

 

Terminologie:

Dans l'exemple, ci-dessous:

• Villes est un groupe
• Montréal est un ensemble de termes
• Ahunstic est un terme



Taille des images dans le WebPart Diaporama

Le WebPart Diaporama ajuste la taille des images. Pour adapter la taille selon les besoins, il faut utiliser un WebPart Éditeur de contenu avec le code suivant.

<script>   
$(document).ready(function() {   
var divList = $("div[id^='MSOPictureLibrarySlideshowWebPart']");   
var currImage= $("img[id$='curr']");   
divList.height('100%');   
divList.width('100%');   
currImage.height('125%');   
currImage.width('125%');   
});</script>

Personnaliser le pourcentage de currImage.height et width selon votre besoin.

http://vbcity.com/blogs/skullcrusher/archive/2011/09/26/sharepoint-2010-picture-library-slideshow-web-part-image-size.aspx

Liste associée

Pour commencer:

• Vous avez une liste personnalisée qui contient des noms de projet dans la colonne Titre.
• Vous avez créé une liste de tâches et une bibliothèque avec une colonne de recherche pointant vers la colonne Titre de la liste de projets.

1) Ouvrez la liste de projets.
2) Dans l'onglet Liste, cliquez sur Modifier les composants WebPart Formulaire puis Afficher le formulaire par défaut.

Note: Modifier le formulaire par défaut peut aussi être utilisé.

3) Ensuite, dans l'onglet Insérer, sélectionnez Liste associée puis cliquez sur la liste. Répétez les mêmes étapes pour la bibliothèque.

4) Les deux WebParts s'ajoutent au formulaire.
5) Cliquez sur l'onglet Page puis Arrêter la modification.

Dorénavant, lorsque vous ouvrez un projet, vous pouvez voir toutes les tâches et documents qui lui sont associés.

Voir aussi:
Relation de un-à-plusieurs entre deux listes

SharePoint 2010

Paramètres de validation de liste

Cas d'utilisation: Forcer à compléter au moins un des trois champs.
Voici un bon exemple d'utilisation de la validation d'une liste.

Vous voulez qu'un utilisateur complète une de 3 colonnes (Critère1, Critère2, Critère3). Vous ne pouvez pas mettre ces colonnes obligatoires donc vous avez peur que les utilisateurs oublient d'en compléter au moins une.

1) Allez dans les paramètres de la liste.
2) Cliquez sur Paramètres de validation.
3) Inscrivez une des deux formules:
=NON(ET([Critère1]="";[Critère2]="";[Critère3]=""))
=OU([Critère1]<>""; [Critère2]<>""; [Critère3]<>"")

Si l'utilisateur clique sur Enregistrer en laissant les 3 champs vides, il obtiendra le message d'erreur.

SharePoint 2010

Annonces actuelles

Voici l'affichage qu'il faut créer pour que la colonne Expire fonctionne.

Liste de souhaits

Allez à http://ktnnsharepoint.wordpress.com/2012/09/19/liste-souhaits/

Collaboration des membres sur les pages

Un membre avec le niveau d'autorisation Collaboration:

• peut modifier les pages déjà existantes (wiki, wp, publication) sauf la page d'accueil dans certains cas
• peut ajouter/modifier des WebParts sauf celui d'Éditeur de contenu
• peut créer une page wiki
• peut créer des pages de publication dans la biblio pages
• ne peut pas créer des pages de composants WP

Si un membre essaye d'ajouter un WebPart Éditeur de contenu, il obtiendra le message d'erreur suivant:

Impossible d'afficher un composant WebPart ou ce contrôle de formulaire Web sur cette page. Vous ne disposez pas des autorisations Ajouter et personnaliser les pages requises our effectuer cette action.

Pour lui donner l'accès à l'ajout et la modification d'un CEWP, il faut ajouter l'autorisation "Ajouter et personnaliser des pages  -  Ajouter, modifier ou supprimer des pages HTML ou de composants WebPart, et modifier le site Web à l’aide d’un éditeur compatible avec Microsoft SharePoint Foundation."

Créer un affichage regroupé par lettres

Quand on a une longue liste d'éléments, il est très populaire de créer un regroupement par la première lettre.

1. Créez une liste de contacts.
2. Insérez une colonne calculée nommée Lettre.
3. Ajoutez la formule suivante =GAUCHE(Nom;1) pour extraire la première lettre du nom de famille.
4. Créez un affichage avec un regroupement sur la colonne Lettre.

Voici un exemple de résultat:

La formule pourrait être améliorée pour remplacer les lettres avec les accents.

Je suis toujours surprise que tout existe sur le Web. Pour mon exemple, j'ai utilisé un générateur de noms http://www.kleimo.com/random/name.cfm

Filtrer les éléments d'une liste déroulante réalisée à partir d'une colonne de recherche

Imaginez que vous avez une liste de projets (liste A). Dans une autre liste ou bibliothèque (liste B), vous avez ajouté une colonne de recherche (lookup) qui va afficher, dans une liste déroulante, tous les projets.

Au début, tout va bien car il n'y a pas trop de projets. Mais avec le temps, la liste déroulante est très longue et en plus, elle contient encore les projets complétés ou désactivés.

Vous allez apprendre à afficher dans la liste déroulante que les projets actifs.

1. Dans la liste des projets (liste A), ajoutez une colonne Statut avec les choix suivants: Actif, Fermé, Annulé.

2. Ajoutez-y une deuxième colonne nommée Actif avec la formule suivante: =SI(Statut="Actif";Titre;""). Dans cette colonne, le nom du projet sera affiché seulement s'il est actif.

3. Maintenant, dans une liste ou bibliothèque (liste B), vous devez ajouter la colonne de recherche puis sélectionner Actif dans la liste déroulante Dans cette colonne.

4. Les éléments vides ne s'afficheront pas dans la liste déroulante donc vous ne verrez que les projets actifs.

Attention: Cette astuce fonctionne seulement si on n'a pas besoin de conserver un historique des projets qui ne sont plus actifs dans la liste B.

Ajouter une vidéo

Vous pouvez ajouter une vidéo à l'aide du code suivant à l'intérieur d'un WebPart Éditeur de contenu:

<EMBED style="WIDTH: 400px; HEIGHT: 200px; TOP:10px; LEFT: 5px;" width=400 height=200 type=video/x-ms-wmv src=/.../nom du video.wmv loop="false" autoplay="true"> </EMBED>

Dans SharePoint 2010, un WebPart Multimédia est disponible mais tous les types de fichiers ne sont pas compatibles. Donc vous pourriez avoir l'occasion d'utiliser le code ci-dessus.

Vous trouverez un lien vers les protocoles et formats multimédias pris en charge dans Silverlight sur cette page:
http://office.microsoft.com/fr-be/sharepoint-server-help/ajouter-un-fichier-video-ou-audio-a-une-page-HA102232435.aspx

Cacher l'en-tête d'une liste

Les en-têtes des listes sont très utiles car ils permettent de trier ou de filtrer la liste rapidement (sans avoir besoin d'un affichage). Pourtant, il peut arriver, surtout pour des raisons esthétiques, de vouloir cacher un en-tête de liste.

Voici un WebPart d'annonces avec son en-tête de liste.

Vous devrez ajouter le code suivant pour ne pas afficher cet en-tête.

<style type="text/css">

 .ms-viewheadertr {DISPLAY: none}
</style>
Si vous conservez la case à cocher devant chaque élément (vue tabulaire), vous pourrez ajouter .ms-vb-itmcbx { width: 20px } pour éviter le décalage qui se produit lorsqu'on place la souris sur l'élément.

Dans le cas d'une page Wiki, vous allez directement éditer la page en modifiant la source HTML.

Dans le cas d'une page de composants WebPart, vous devez insérer un WebPart Éditeur de contenu avec l'option caché.

Voici le résultat:

Pour cacher de WebPart choisis sur une page:

http://code-journey.com/2011/hide-list-column-headers-titles-in-list-view-web-parts/

Table des matières

Les nouveaux articles sont publiés sur http://ktnnsharepoint.wordpress.com/table-matieres/

Listes
Cas d'utilisation: un babillard
Cas d'utilisation: un tableau de bord
Les enquêtes sont-elles anonymes?
Cas d'utilisation: un formulaire d'inscription
Paramètres de validation de liste
Relation de un-à-plusieurs entre deux listes
Comparaison entre une enquête et une liste personnalisée
Évolution de la liste des tâches (WordPress)

Bibliothèques
Copier, déplacer ou supprimer des fichiers
Fichier verrouillé pour modification par un autre utilisateur (WordPress partiel)
Astuces pour gérer les fichiers extraits
Limiter le nombre de versions

Affichages
Annonces non expirées
Grouper par mois et par années
Regroupé par la première lettre
Valeurs de colonne par défaut et affichage par emplacement
Créer une alerte sur un affichage filtré
Afficher les réponses d'une enquête

WebParts
Cas d'utilisation: afficher une ancienne application
Cas d'utilisation: galerie de photos
Afficher les éléments d'une liste qui se trouve dans un autre site
WebPart graphique
Liste associée
Comparaison des connexions entre les WebParts (WordPress)

Métadonnées, colonnes et dossiers
Les métadonnées de SharePoint sont les propriétés des fichiers Word
Cacher la colonne de titre
La colonne Données externes et le modèle de liste Liste externe
Filtrer les éléments d'une colonne de recherche
Comparaison entre une colonne de site de type choix et une colonne de recherche (WordPress)
Valeurs de colonne par défaut et affichage par emplacement
Autoriser l'utilisateur à ajouter des métadonnées gérées
Reproduire l'utilisation des dossiers
Pourquoi les dossiers nous manquent (WordPress)
Comment distinguer une colonne de site d'une colonne de liste

Pages
Est-ce que les pages de composants sont désuètes?

Types de contenu
Associer deux types de contenu à une liste
Éviter les doublons: ajouter un lien vers un fichier
Types de contenu vs plusieurs bibliothèques

GED
Définir des enregistrements sur place (WordPress)
Ajouter des étapes de rétention sur une bibliothèque (WordPress)
Organisateur de contenu

Autorisations
Vérifier quelles sont les autorisations appliquées
Créer des groupes
Les Membres d'un site peuvent-ils modifier la page d'accueil?
Collaboration des membres sur les pages
Niveaux d'autorisation et groupes dans SharePoint 2007

Navigation
Naviguer vers une autre collection de sites

Trucs HTML et CSS
Cacher l'en-tête d'une liste
Ajouter une vidéo
Taille des images dans le WebPart Diaporama

Fonctionnalités
Les fonctionnalités de publication de la collection de sites sont activées
Les fonctionnalités de publication d'un site sont activées
Encore les fonctionnalités de publication
Fonctionnalité Listes de collaboration d'équipe

Divers
Liens intéressants (WordPress)
Astuces dans les URL (WordPress)
Sources d'inspiration (WordPress)
Comparaison des collections de sites et des sites
Correspondance entre une base de contenu et une collection de sites
Les trésors cachés de SharePoint 2010 et 2007
Intégration avec la suite MS Office
Liste de souhaits (WordPress)

Deux types de contenu pour une liste

Vous avez besoin de créer un inventaire de l'équipement informatique dans une liste mais vous auriez besoin de deux types de formulaires: un pour les applications et un pour l'équipement.

Le formulaire des applications:
Nom:
Nombre de licences:
Date d'échéance:

Le formulaire de l'équipement:
Nom:
Salle:
Date d'échéance:

Nous allons créer deux types de contenu différents. Pour cela, il faut d'abord créer les colonnes de site.

Création des colonnes de site:
1) Sélectionnez Actions du site > Paramètres du site.
2) Cliquez sur Colonnes de site.
3) Cliquez sur le bouton Créer.
Créez trois colonnes: Date d'échéance, Nombre de licences et Salle.

Création des types de contenu:
1) Sélectionnez Actions du site > Paramètres du site.
2) Cliquez sur Types de contenu de site.
3) Cliquez sur le bouton Créer.
Créez deux types de contenu: Application et Equipement dont le type de contenu parent est Élément.

4) Ajoutez les colonnes de site dans chacun des types de contenu.
Vous remarquez que la colonne Titre existe par défaut dans chacun des types de contenu. Vous ne devez pas essayer de la renommer lorsque vous travaillez sur les types de contenu de site car vous allez changer le nom de la colonne Titre partout.

Création de la liste d'inventaire:

1) Créez une liste de type personnalisé.
2) Sélectionnez les paramètres de la liste.
3) Cliquez sur Paramètres avancés pour autoriser la gestion des types de contenu.
4) Dans la nouvelle section Types de contenu, cliquez sur Ajouter à partir de types de contenu de site existants.
5) Cliquez sur Modifier l'ordre et le type de contenu par défaut sur le bouton Nouveau pour cacher le type de contenu Élément.
Lorsque vous êtes dans la liste, vous pouvez modifier le nom de la colonne Titre car vous allez l'effectuer que pour la colonne de liste.

Maintenant si vous essayez d'ajouter un nouvel élément, vous pouvez choisir celui que vous voulez compléter.


Modifiez l'affichage pour y inclure les trois colonnes Date d'échéance, Nombre de licences et Salle. Vous pourriez aussi créer un affichage de format calendrier pour voir les date d'échéance à venir.

Cas d'utilisation: création d'un formulaire d'inscription

Vous organisez des activités dans votre entreprise et régulièrement, par conséquence, vous avez besoin d'utiliser un formulaire d'inscription pour gérer les participants.

1. Créez une liste de type Enquête.
Remarque: Vous pourriez utiliser une liste de type personnalisé. L'avantage avec l'enquête est que vous avez la possibilité d'empêcher les participants de répondre une deuxième fois.
2. Dans la première question, inscrivez Nom puis sélectionnez Personne ou groupe ainsi qu'Exiger une réponse à cette question.
3. Cliquez sur Question suivante.
4. À la question suivante, inscrivez Activité de type choix et inscrivez-y les choix des activités.
5. Cliquez sur Question suivante.
6. Inscrivez Acceptez-vous les termes et conditions? pour un type Choix. Exigez que cette colonne contienne des informations puis inscrivez Oui dans la liste des choix. Sélectionnez Cases à cocher et finalement, ne mettez aucune valeur par défaut.
7. Cliquez sur Terminer.

Testez ce qui se produit lorsque vous essayez d'ajouter une inscription. Vous ne pourrez pas vous inscrire si vous n'acceptez pas les termes et conditions.

Maintenant, vous devez vous assurer qu'un utilisateur ne puisse pas voir ni modifier les réponses de ses collègues.
1. Sélectionnez les paramètres de la liste.
2. Cliquez sur Paramètres avancés.
3. Sélectionnez Lire les éléments créés par l'utilisateur.
4. Sélectionnez Créer des éléments et modifier les éléments créés par l'utilisateur.

Autorisations: Vous devez accorder le niveau d'autorisation Collaboration à tous les utilisateurs qui pourront s'inscrire.

Dans SharePoint 2010, le formulaire d'inscription s'affiche dans une boîte de dialogue. Si vous voulez fournir aux utilisateurs un lien pour remplir l'enquête pour devrer inscrire newform.aspx à la fin de l'URL.

Dans SharePoint 2010, la liste de type enquête n'a pas de ruban (donc vous n'aurez pas Modifier les composants WebPart). Par conséquent, si vous voulez personnaliser le formulaire d'inscription (en ajoutant du texte ou une image), vous devez ajouter ?ToolPaneView=2 après newform.aspx. Vous pourrez alors ajouter des WebParts.

Est-ce que les pages de composants sont désuètes?

Les pages Wiki sont très présentes dans SharePoint 2010. Mais quand est-on obligé d'utiliser des pages de composants?

- Si vous avez besoin de créer une connexion entre des WebParts.
- Ce sont les seules pages qui permettent d'obtenir un affichage personnalisé selon l'utilisateur. Sélectionnez le menu de bienvenue puis Affichage personnel ou Affichage partagé.
- Si vous avez besoin de modifier les pages newform.aspx, editform.aspx et displayform.aspx, vous pourrez trouver sur le ruban le bouton Modifier les composants WebPart. (Dans SharePoint 20007 s'obtenait à l'aide de ToolPaneView.)

Comparaison entre les pages de composants, de publication, wiki:

http://nikspatel.wordpress.com/2012/06/08/wiki-pages-vs-web-part-pages-for-sharepoint-intranet-content-pages/

WebPart graphique

Création d'une liste

1) Créez une liste personnalisée.
2) Ajoutez une colonne de type Nombre, nommée Population.
3) Renommez la colonne Titre pour Pays.
4) Ajoutez des éléments dans la liste.

Ajout du WebPart graphique sur une page

1) Modifiez une page.
2) Dans le ruban, sélectionnez l'onglet Insérer puis Composant WebPart.
3) Cliquez sur la catégorie Données métiers puis sur Composant WebPart graphique et sur Ajouter.
4) Cliquez sur le lien Données et apparence.
5) Cliquez sur Connexion du graphique aux données.
6) Sélectionnez Connexion à une liste puis cliquez sur Suivant.
7) Sélectionnez le site et la liste que vous avez créée puis cliquez sur Suivant.
8) Nous n'allons pas filtrer les données donc cliquez sur Suivant.
9) Dans l'étape 4, le champ Y est Population et le champ X Pays.
10) Cliquez sur Terminer.

Version: SharePoint Server 2010 Enterprise

La colonne Données externes et le modèle de liste Liste externe

Qui ne se demande pas à quoi servent et comment utiliser la colonne Données externes ainsi que le modèle de liste Liste externe.

Tout d'abord, dans les deux cas, il est nécessaire de créer un type de contenu externe à l'aide de SharePoint Designer afin de se connecter à une base de données externe (SQL Server) avec Microsoft Business Connectivity Services (BCS).  http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ee557243.aspx

Colonne Données externes
1) Ensuite lors de la création d'une colonne, vous pourrez sélectionner le type Données externes puis compléter les paramètres de colonne supplémentaires:

2) Une fois que c'est complété, lors de la création d'un élément, vous pourrez sélectionner des données provenant d'une source externe. Par exemple, vous pourriez aller chercher les noms des clients à partir d'une base de données SQL Server. http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ee559346.aspx

Liste externe

1) Une fois le type de contenu externe créé, vous pouvez sélectionner le modèle de Liste externe puis configurer la source de données:

2) Une fois complété, vous allez afficher dans une liste SharePoint, les données d'une autre source. Par exemple, une liste de clients provenant d'une base de données SQL Server. http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ee558778.aspx

Y a-t-il un rapport avec le modèle de bibliothèque de connexions?

C'est une bibliothèque qui peut contenir deux genres de connexions de données : un fichier ODC (Office Data Connection) ou un fichier UDC (Universal Data Connection). InfoPath et Excel Services peuvent utiliser ces fichiers de connexion.

http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ms772364.aspx

Version: SharePoint 2010

Vérifier les autorisations d'un groupe ou d'un site ou d'une liste/bibliothèque ou d'un élément/fichier

Un propriétaire de site ou un administrateur de collection de sites aura souvent besoin de vérifier quelles sont les autorisations déjà accordées dans les sites. Pour cela, il voudra répondre à deux questions:

• Pour un objet (site, liste/bibliothèque, élément/fichier/page), quels groupes possèdent quels niveaux d'autorisation?
• Pour un groupe SharePoint, quels niveaux d'autorisation à quels objets ont été accordés?

A) Autorisations dans un site
Dans SharePoint 2010, lorsque vous affichez les autorisations d'un site (Actions du site > Autorisations de site), vous pouvez tout de suite vous apercevoir si certaine liste/bibliothèque ou élément/fichier/page possèdent des autorisations particulières.

1. Cliquez sur Afficher uniquement le contenu sécurisé.

2. Cliquez sur gérer les autorisations.

Vous voyez alors la liste des groupes et les niveaux d'autorisation accordés.

Dans SharePoint 2007, vous devez vous déplacer dans chaque site, liste et élément pour vérifier les autorisations.

• Site: Actions du site > Autorisations de site.
• Liste/bibliothèque: Paramètres > Autorisations pour le composant.
• Élément/fichier: Menu déroulant > Gérer les autorisations.

B) Autorisations d'un groupe
1. Sélectionnez le menu Actions du site puis Paramètres du site. Puis cliquez sur Personnes et groupes.
2. Sélectionnez le groupe voulu.
3. Cliquez sur Paramètres puis sur Afficher les autorisations de groupes.
Dans la fenêtre qui s'affiche, vous voyez à quels sites, listes, éléments de toute la collection de sites, le groupe a accès.

Nouveauté dans SharePoint 2010
Il est possible de se déplacer dans un site, puis de vérifier le niveau d’autorisation d’un groupe ou d’un utilisateur.
1. Déplacez-vous dans le site où vous voulez connaître les autorisations d’un groupe.
2. Sélectionnez le menu Actions du site puis Autorisations de site.
3. Cliquez sur le bouton Vérifier les autorisations.
4. Inscrivez le nom d’un groupe ou d’un utilisateur puis cliquez sur Vérifier maintenant.
Dans la fenêtre qui s'affiche, vous voyez les niveaux d'autorisation accordés au groupe ou à l'utilisateur dans le site en question.

Accorder des autorisations à un nouveau groupe SharePoint

Voici les étapes à suivre pour créer un groupe puis lui accorder des autorisations particulières à des sites ou des listes/bibliothèques ou des éléments/fichiers.


Création du groupe SharePoint
Tous les groupes SharePoint sont disponibles pour l'ensemble de toute une collection de sites donc il faut être très rigoureux lors de la création d'un nouveau groupe.

Voici les principes à respecter lors de la création d'un groupe:
- Avant de créer un groupe, vérifiez si vous avez déjà un groupe avec les mêmes utilisateurs. Si c'est le cas, ne créez pas un groupe pareil car vous vous retrouverez avec une multitude de groupes dédoublés et cela deviendra rapidement ingérable.
- Le nom du groupe devrait évoquer quels types d'utilisateurs se trouvent à l'intérieur et non quelles sont leurs autorisations:
Par exemple: Le groupe devrait s'appeler Département des RH et non Éditeurs du manuel des employés.
Pourquoi? Parce que vous allez réutiliser les groupes déjà existants pour leur accorder de nouvelles autorisations. Si votre groupe des RH s'appelle Éditeurs du manuel des employés, il est contre intuitif de lui accorder l'autorisation de modifier le fichier de demande de vacances.

1. Sélectionnez Actions du site > Paramètres du site.
2. Cliquez sur Personnes et groupes de la section Utilisateurs et autorisations.

3. Cliquez sur le lien Groupes dans le volet de gauche. Vous pouvez vérifier si le groupe que vous voulez créer n'existe pas déjà.
4. Cliquez sur le menu Nouveau.
5. Inscrivez le nom du groupe.
6. Supprimez votre nom de la boîte propriétaire et inscrivez-y le nom d'un groupe de propriétaires.
7. Ne sélectionnez pas d'autorisation dans la section Accorder au groupe l'autorisation d'accéder à ce site car vous êtes en train de créer un groupe, vous pourrez accorder les autorisations par la suite.
8. Cliquez sur le bouton Créer.
9. Habituellement vous allez supprimer votre utilisateur du groupe puis ajouter les utilisateurs (ou groupes AD) voulus.

Attribution d'autorisations à un groupe SharePoint

1. Déplacez-vous dans le site ou la liste/bibliothèque ou l'élément/fichier.
2. L'action à faire est différente selon l'objet:

• Site: Actions du site > Autorisations de site.
• Liste/bibliothèque: Paramètres > Autorisations pour le composant.
• Élément/fichier: Menu déroulant > Gérer les autorisations.

Ruban du site parent de la collection de sites:

Ruban d'un sous-site:

Ruban d'une liste/bibliothèque ou d'un élément/fichier:

 

3. Dans le ruban, cliquez sur Arrêter l'héritage des autorisations si cela n'a pas déjà été fait avant.
4. Cliquez sur Accorder des autorisations.
5. Inscrivez le nom du groupe que vous avez créé précédemment.
6. Sélectionnez un niveau d'autorisation avec l'option Accorder directement les autorisations des utilisateurs.
7. Cliquez sur OK.

Intégration avec la suite MS Office

SharePoint s'intégre de façon optimale avec MS Office. Sont énumérées dans cet article les différentes techniques d'intégration de façon succinte pour obtenir une vue d'ensemble.

1) Exporter vers Excel
Il est possible d'exporter vers Excel les données de toute liste ou bibliothèque. Pour cela, sélectionnez l'icône Exporter vers Excel du ruban.
Vous aurez alors la question "Voulez-vous ouvrir ou enregistrer owssvr.iqy?".
Au final, les données dans la feuille de calcul d'Excel proviennent de SharePoint, selon une connexion dans 1 direction seulement: de SharePoint vers Excel.

Vous pouvez effectuer les actions suivantes dans Excel, onglet Données:
- Actualiser tout pour mettre à jour les changements en provenant de SharePoint.
- Connexions > bouton Supprimer pour enlever la liaison.

2) Importer un fichier Excel
Lors de la création d'une liste, vous devez utiliser le modèle Importer une feuille de calcul. Les données d'Excel sont copiées dans SharePoint sans aucune liaison.

3) Se connecter à Outlook
Certains modèles de listes permettent d'obtenir une synchronisation bidirectionnelle avec Outlook en utilisant l'icône Se connecter à Outlook du ruban:
- Calendrier, Tâches, Tâches de projet, Contacts, Bibliothèque, Discussion d'équipe
http://office.microsoft.com/fr-ca/sharepoint-server-help/synchroniser-du-contenu-sharepoint-2010-avec-outlook-2010-HA101881295.aspx

4) WebParts Outlook
Vous pouvez ajouter des WebParts de la catégorie Outlook Web App:
- Ma boîte de réception
- Mes contacts
- Mes tâches
- Mon calendrier
- Mon dossier Courrier

5) Envoi de courriel par Outlook
Plusieurs actions effectuées dans SharePoint provoquent l'envoi d'un courriel dans Outlook.
- Lors de l'assignation d'une tâche à un utilisateur.
- Lors de la création d'une alerte et bien sûr à chaque fois qu'une alerte est déclanchée.
- Lors de l'ajout des autorisations à des utilisateurs.

6) Présentation PowerPoint
Au lieu d'ajouter un fichier PowerPoint dans une bibliothèque de documents, il est possible de créer une bibliothèque de diapositives. Ensuite, quand vous téléchargez le fichier PowerPoint dans ce modèle de bibliothèque, vous pouvez voir les miniatures des diapositives et modifier chacune des diapositives individuellement.

7) Propriétés, QuickPart et versions dans Word
Les métadonnées sont les propriétés dans les fichiers MS Office
Office Backstage View

À suivre...
Coédition

Valeurs de colonne par défaut et affichage par emplacement

Paramètres des valeurs de colonne par défaut

Voici un exemple d'utilisation de cette nouvelle fonction de SharePoint 2010.

1. Créez une bibliothèque de documents.
2. Ajoutez une colonne (nommée Catégorie) de type choix (Bleu, Rouge, Jaune). Pour plus d'effet, supprimez la valeur par défaut.
3. Créez trois dossiers nommés Bleu, Rouge, Jaune.
4. Dans les paramètres de la bibliothèque, cliquez sur Paramètres des valeurs de colonne par défaut.
5. Dans la zone de gauche, vous voyez les trois dossiers et dans la zone de droite, la colonne Catégorie est énumérée.
6. Sélectionnez le dossier Bleu puis cliquez sur la colonne Catégorie.

7. Inscrivez Bleu dans la valeur par défaut puis cliquez sur OK. Vous remarquez que le dossier est maintenant marqué par un rouage vert.

8. Complétez les valeurs par défaut des deux autres dossiers.

Dorénavant, lorsque vous téléchargez un fichier et que vous spécifiez le dossier où il doit être placé. La catégorie correspondante au dossier est sélectionnée par défaut.

Paramètres d’affichage par emplacement

Je ne crois pas que cela fonctionnait comme ci-dessous dans SharePoint 2010. Voir plutôt https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/02/15/affichage-par-emplacement/

Nous allons continuer cet exemple pour vous montrer une utilisation de la nouvelle fonction d'affichage par emplacement de SharePoint 2010.

1. Créez un affichage nommé Simple dans cette bibliothèque.
2. Dans les paramètres de la bibliothèque, cliquez sur Paramètres d’affichage par emplacement.
3. Dans la zone de gauche, vous voyez les trois dossiers et dans la zone de droite, les deux affichages Tous les documents et Simple sont disponibles à cet emplacement.
4. Cliquez sur le dossier Bleu, puis sélectionnez l'affichage Tous les documents.
5. Cliquez sur le bouton Supprimer.

L'affichage Simple devient l'affichage par défaut du dossier bleu et l'héritage des affichages est brisé.

Version: SharePoint 2010