Reproduire l'organisation des dossiers

L'utilisation des dossiers est ancrée dans les habitudes des utilisateurs. Voici un exemple, à priori simple, qui décrit un cas où il est difficile de persuader les utilisateurs que les métadonnées seront plus pratiques.

Comment est-ce que je peux reproduire ce type de classement avec une bibliothèque de SharePoint?

Option 1
Dans une seule bibliothèque, j'ajoute deux colonnes nommées Catégorie et Sous-catégorie.
Catégorie contient les choix: Factures, Présentation.
Sous-catégorie contient les choix: 2010, 2011, 2012, Meilleures pratiques, Offres, Solutions.

Vous imaginez déjà les protestations des utilisateurs qui voudront que la sous-catégorie soit filtrée selon la catégorie choisie.
Aussi, vous vous rendez compte que cette solution n'est pas viable si la structure est bien plus complexe avec beaucoup plus de choix.

Option 2
Donc voici ce que je peux proposer: des choix ouverts.
Les colonnes Catégorie et Sous-catégorie seront des boîtes de texte pour que les utilisateurs y inscrivent les termes.

Autre salve de protestation, les utilisateurs n'inscriront pas les bons termes. Et les groupements et les tris ne se feront pas correctement. Cela ne pourrait fonctionner que dans une équipe très disciplinée.

Option 3
Je créé deux types de contenu, nommés Facture et Présentation.
Le type de contenu Facture contient une colonne Catégorie de facture avec les choix 2010, 2011, 2012.
Et l'autre type de contenu contient une colonne Catégorie de présentation avec les choix Meilleures pratiques, Offres, Solutions.

Ça marche et c'est élégant, mais il faut avoir une connaissance plus poussée de SharePoint pour le reproduire et si on veut que des utilisateurs mettent à jour cette structure, il faut leur enseigner l'utilisation des colonnes de sites et des types de contenu. Donc la mise en place et la mise à jour deviennent bien plus complexe.

Option 4
Je créé deux bibliothèques, nommées Factures et Présentation.
Dans chaque bibliothèque, j'ajoute une colonne Catégorie.
Celle de Facture contient les choix 2010, 2011, 2012.
Celle de Présentation contient les choix Meilleures pratiques, Offres, Solutions.

C'est facile à mettre à jour mais il ne sera pas possible de rechercher dans les deux bibliothèques en même temps (sans créer une étendue de recherche). Aussi, ce ne serait pas une bonne solution s'il y avait beaucoup plus de bibliothèques à créer.

En conclusion
Vous remarquerez que dans les 4 options présentées ci-dessus, seulement la deuxième permet aux Membres de ... (Collaboration) d'être autonomes. Dans les trois autres cas, ils devront demander aux Propriétaires de ... (Contrôle total) d'ajouter des options de choix ou de créer des bibliothèques ou d'ajouter des types de contenu.

Donc aucune de ces options ne peut être choisies sans hésitation. Il faudra déterminer ce qui correspond le mieux au travail des utilisateurs. Sans compter qu'il serait encouragé d'explorer d'autres avenues, comme changer les étiquettes de classification pour réorganiser autrement les fichiers.

Voir aussi: Types de contenu vs plusieurs bibliothèques

Réf
http://en.share-gate.com/blog/sharepoint-columns-site-columns-or-content-types