Limiter le nombre de versions

Voici quelques techniques qui permettent de limiter le nombre de versions.

1) La technique la plus évidente est de restreindre le nombre de versions qui sont créées dans les paramètres de contrôle de version.

2) Au moment où vous fermez le fichier, vous avez cette fenêtre qui s'affiche. Elle permet de remplacer une version existante au lieu d'en ajouter une nouvelle.

Pour obtenir cette boîte de dialogue, il faut activer les versions mineures et majeures sur la bibliothèque et il faut que le fichier soit extrait. Donc si vous voulez vous assurer que les utilisateurs n'oublient pas d'extraire les fichiers, vous pouvez exiger l'extraction.

3) Il est possible de supprimer les versions pour un fichier à la fois. Ouvrez l'historique des versions puis:
- Cliquez sur Supprimer toutes les versions ou Supprimer les versions secondaires.
- Supprimez une version à l'aide du menu contextuel.

4) À partir de SharePoint 2010, vous pouvez ajouter une politique de rétention à l'effet, par exemple, que 6 mois après la dernière date de modification d'un fichier, toutes les versions brouillons seront supprimées.

Sources d'inspiration

Allez à http://ktnnsharepoint.wordpress.com/2013/03/20/sources-inspiration/

Astuces pour gérer les fichiers extraits

Vous pouvez commencer à lire Avantages et pièges de l'extraction. (WordPress)

Colonne Extrait vers
Lorsque les utilisateurs se servent de l'extraction, il est bien pratique de rajouter dans l'affichage de la bibliothèque la colonne Extrait vers.

Afficher les états
Lorsque les fonctionnalités de publication d'un site sont activées, il existe un rapport qui permet d'afficher tous les fichiers extraits par vous-même: Actions du site > Afficher les états > Extrait pour moi.

Il est aussi possible d'ajouter un état personnalisé qui affiche tous les fichiers extraits d'un site.

1) Allez sur le site parent d'une collection de sites.

2) Sélectionnez Actions du site > Gérer le contenu et la structure.

3) Dans la liste Rapports Contenu et structure, ajoutez un élément.

4) Dans le champ Requête CAML, inscrivez <Where><IsNotNull><FieldRef Name="CheckoutUser" LookupId="TRUE"/></IsNotNull></Where>.

5) Ce rapport sera disponible dans la liste des états.

Gérer les fichiers extraits
Parmi les paramètres d'une bibliothèque, il y a l'option Gérer les fichiers extraits (Manage checked out files). Cela semble super pratique mais cette liste est toujours vide. Quand pourrait-elle servir se dit-on?

Voici des cas où on peut voir cette option à l'oeuvre:
Cas 1
- Ajoutez une colonne obligatoire à la bibliothèque.
- Téléchargez y un fichier.
- Cliquez sur Annuler pour ne pas ajouter le champ obligatoire.

Cas 2
- Activez l'extraction obligatoire sur une bibliothèque.
- Téléchargez y un fichier.
- Cliquez sur Annuler pour ne pas archiver.

Résultat: Le fichier est tout de même téléchargé. Il est automatiquement extrait. Uniquement l'utilisateur qui a ajouté le fichier peut le voir (même l'administrateur de la collection de sites ne peut voir ce fichier). Ce fichier va apparaître dans la liste Gérer les fichiers extraits.

SharePoint 2013: Cette option s'appelle Manage files which have no checked in version.

Archiver un fichier extrait
Le propriétaire (Contrôle total) peut archiver un fichier extrait par un autre utilisateur.
Si l'utilisateur n'a pas utilisé le dossier Brouillons local, alors la dernière version sauvegardée par l'utilisateur est alors récupérée.

Manipulation de plusieurs fichiers en même temps
Dans Gérer le contenu et la structure, il est possible de sélectionner plusieurs fichiers en même temps puis de les extraire, archiver ou d'annuler l'extraction.

Pourquoi les dossiers nous manquent?

Remplacé par...

http://ktnnsharepoint.wordpress.com/2013/03/14/pourquoi-les-dossiers-nous-manquent/

Afficher les réponses d'une enquête

Par défaut, lorsque vous affichez toutes les réponses d'une enquête, vous voyez 4 colonnes (Afficher la réponse, Créé par, Modifié, Achevé). Vous êtes obligé de cliquer sur chacun des éléments pour lire les réponses.

Il est aussi possible d'afficher directement les réponses sur cette page.

1) Ouvrez la page Allitems.aspx (affichage Toutes les réponses).
2) Sélectionnez Actions du site >  Modifier la page.
3) Modifiez le WebPart.
4) Cliquez sur Modifiez l'affichage actuel dans le volet de droite.
5) Cochez les colonnes que vous désirez voir.

Dans l'exemple ci-dessous, la colonne Présence indiquant l'heure est affichée.

SharePoint 2007, 2010, 2013

Différences et nouveautés de SharePoint 2013

Déplacé vers http://ktnnsharepoint.wordpress.com/2013/03/07/differences-nouveautes-sharepoint-2013/

Comment distinguer une colonne de site d'une colonne de liste

Il n'y a pas de moyen simple et accessible à un utilisateur régulier de distinguer si une colonne de sa liste ou sa bibliothèque a été créée à partir d'une colonne de site.
Cela peut très problématique si un utilisateur modifie les choix d'une colonne de liste (basée sur une colonne de site) puis qu'un autre utilisateur mette à jour la colonne de site. Les choix de la colonne de liste seront alors écrasés par les choix de la colonne de site.

Pour repérer quelles sont les colonnes de site, je suggère:
1) Sélectionnez Actions du site > Paramètres du site.
2) Cliquez sur Colonnes de site (parmi les galeries).
3) Repérez les colonnes personnalisées. Cela peut ne pas être évident si ces colonnes n'ont pas été créée dasn une catégorie distincte.
4) Ouvrez chacune des colonnes et modifiez la description pour "Ceci est une colonne de site. Allez dans la galerie pour la mettre à jour."

5) Cliquez sur OK.

Une fois propagé, toutes les colonnes de liste basée sur cette colonne de site auront cette même description donc l'utilisateur pourra les distinguer des colonnes de liste.

Bonne pratique:
En conclusion, il est très important d'établir dans les procédures de création des colonnes de site de toujours ajouter la description "Ceci est une colonne de site. Allez dans la galerie pour la mettre à jour."

Note technique: Il est possible de déterminer où sont utilisées les colonnes de sites.
http://sharepoint.licomputersource.com/2010/12/find-what-lists-or-sites-are-using-a-particular-site-column/
http://social.technet.microsoft.com/Forums/en/sharepointgeneral/thread/6e1026eb-5744-4e47-9ef4-54c2592e231b

Pour voir l'utilisation des types de contenu (SharePoint Manager):
http://nickhadlee.wordpress.com/2010/05/24/the-content-type-is-in-use-sharepoint-2010-error-redux/

Créer une alerte sur un affichage filtré

Il est possible de spécifier sur quel affichage une alerte est créée. Cela permet de préciser dans quels cas vous voulez recevoir des alertes. Dans l'exemple ci-dessous, nous utilisons une liste de suivi pour recevoir des alertes seulement lorsque la priorité d'un problème est changée pour haute (en fait sur tous les changements qui surviennent pour les tâches de priorité haute).

1) Ouvrez une liste de suivi.

2) Créez un affichage où seule les problèmes de haute priorité sont montrés.

3) Sélectionnez M'avertir.

4) Sélectionnez Toutes les modifications dans la section Type de modification.

5) Dans la section Envoyer des alertes pour ces modifications, sélectionnez l'affichage créé précédemment dans la liste déroulante de Un utilisateur modifie un élément qui apparaît dans le mode suivant. (Dans notre exemple l'affichage s'appelle Urgent.)

Note technique: La liste déroulante des affichages n'apparaît que lorsque la liste possède au moins un affichage où le filtre a été activé.
Tristement, lorsqu'on ajoute une approbation sur la liste, il n'est pas possible de créer une alerte selon l'état d'approbation (Approuvé, Rejeté, En attente).

SP2007, 2010, 2013