Deux types de contenu pour une liste

Vous avez besoin de créer un inventaire de l'équipement informatique dans une liste mais vous auriez besoin de deux types de formulaires: un pour les applications et un pour l'équipement.

Le formulaire des applications:
Nom:
Nombre de licences:
Date d'échéance:

Le formulaire de l'équipement:
Nom:
Salle:
Date d'échéance:

Nous allons créer deux types de contenu différents. Pour cela, il faut d'abord créer les colonnes de site.

Création des colonnes de site:
1) Sélectionnez Actions du site > Paramètres du site.
2) Cliquez sur Colonnes de site.
3) Cliquez sur le bouton Créer.
Créez trois colonnes: Date d'échéance, Nombre de licences et Salle.

Création des types de contenu:
1) Sélectionnez Actions du site > Paramètres du site.
2) Cliquez sur Types de contenu de site.
3) Cliquez sur le bouton Créer.
Créez deux types de contenu: Application et Equipement dont le type de contenu parent est Élément.

4) Ajoutez les colonnes de site dans chacun des types de contenu.
Vous remarquez que la colonne Titre existe par défaut dans chacun des types de contenu. Vous ne devez pas essayer de la renommer lorsque vous travaillez sur les types de contenu de site car vous allez changer le nom de la colonne Titre partout.

Création de la liste d'inventaire:

1) Créez une liste de type personnalisé.
2) Sélectionnez les paramètres de la liste.
3) Cliquez sur Paramètres avancés pour autoriser la gestion des types de contenu.
4) Dans la nouvelle section Types de contenu, cliquez sur Ajouter à partir de types de contenu de site existants.
5) Cliquez sur Modifier l'ordre et le type de contenu par défaut sur le bouton Nouveau pour cacher le type de contenu Élément.
Lorsque vous êtes dans la liste, vous pouvez modifier le nom de la colonne Titre car vous allez l'effectuer que pour la colonne de liste.

Maintenant si vous essayez d'ajouter un nouvel élément, vous pouvez choisir celui que vous voulez compléter.


Modifiez l'affichage pour y inclure les trois colonnes Date d'échéance, Nombre de licences et Salle. Vous pourriez aussi créer un affichage de format calendrier pour voir les date d'échéance à venir.

Cas d'utilisation: création d'un formulaire d'inscription

Vous organisez des activités dans votre entreprise et régulièrement, par conséquence, vous avez besoin d'utiliser un formulaire d'inscription pour gérer les participants.

1. Créez une liste de type Enquête.
Remarque: Vous pourriez utiliser une liste de type personnalisé. L'avantage avec l'enquête est que vous avez la possibilité d'empêcher les participants de répondre une deuxième fois.
2. Dans la première question, inscrivez Nom puis sélectionnez Personne ou groupe ainsi qu'Exiger une réponse à cette question.
3. Cliquez sur Question suivante.
4. À la question suivante, inscrivez Activité de type choix et inscrivez-y les choix des activités.
5. Cliquez sur Question suivante.
6. Inscrivez Acceptez-vous les termes et conditions? pour un type Choix. Exigez que cette colonne contienne des informations puis inscrivez Oui dans la liste des choix. Sélectionnez Cases à cocher et finalement, ne mettez aucune valeur par défaut.
7. Cliquez sur Terminer.

Testez ce qui se produit lorsque vous essayez d'ajouter une inscription. Vous ne pourrez pas vous inscrire si vous n'acceptez pas les termes et conditions.

Maintenant, vous devez vous assurer qu'un utilisateur ne puisse pas voir ni modifier les réponses de ses collègues.
1. Sélectionnez les paramètres de la liste.
2. Cliquez sur Paramètres avancés.
3. Sélectionnez Lire les éléments créés par l'utilisateur.
4. Sélectionnez Créer des éléments et modifier les éléments créés par l'utilisateur.

Autorisations: Vous devez accorder le niveau d'autorisation Collaboration à tous les utilisateurs qui pourront s'inscrire.

Dans SharePoint 2010, le formulaire d'inscription s'affiche dans une boîte de dialogue. Si vous voulez fournir aux utilisateurs un lien pour remplir l'enquête pour devrer inscrire newform.aspx à la fin de l'URL.

Dans SharePoint 2010, la liste de type enquête n'a pas de ruban (donc vous n'aurez pas Modifier les composants WebPart). Par conséquent, si vous voulez personnaliser le formulaire d'inscription (en ajoutant du texte ou une image), vous devez ajouter ?ToolPaneView=2 après newform.aspx. Vous pourrez alors ajouter des WebParts.

Est-ce que les pages de composants sont désuètes?

Les pages Wiki sont très présentes dans SharePoint 2010. Mais quand est-on obligé d'utiliser des pages de composants?

- Si vous avez besoin de créer une connexion entre des WebParts.
- Ce sont les seules pages qui permettent d'obtenir un affichage personnalisé selon l'utilisateur. Sélectionnez le menu de bienvenue puis Affichage personnel ou Affichage partagé.
- Si vous avez besoin de modifier les pages newform.aspx, editform.aspx et displayform.aspx, vous pourrez trouver sur le ruban le bouton Modifier les composants WebPart. (Dans SharePoint 20007 s'obtenait à l'aide de ToolPaneView.)

Comparaison entre les pages de composants, de publication, wiki:

http://nikspatel.wordpress.com/2012/06/08/wiki-pages-vs-web-part-pages-for-sharepoint-intranet-content-pages/

WebPart graphique

Création d'une liste

1) Créez une liste personnalisée.
2) Ajoutez une colonne de type Nombre, nommée Population.
3) Renommez la colonne Titre pour Pays.
4) Ajoutez des éléments dans la liste.

Ajout du WebPart graphique sur une page

1) Modifiez une page.
2) Dans le ruban, sélectionnez l'onglet Insérer puis Composant WebPart.
3) Cliquez sur la catégorie Données métiers puis sur Composant WebPart graphique et sur Ajouter.
4) Cliquez sur le lien Données et apparence.
5) Cliquez sur Connexion du graphique aux données.
6) Sélectionnez Connexion à une liste puis cliquez sur Suivant.
7) Sélectionnez le site et la liste que vous avez créée puis cliquez sur Suivant.
8) Nous n'allons pas filtrer les données donc cliquez sur Suivant.
9) Dans l'étape 4, le champ Y est Population et le champ X Pays.
10) Cliquez sur Terminer.

Version: SharePoint Server 2010 Enterprise

La colonne Données externes et le modèle de liste Liste externe

Qui ne se demande pas à quoi servent et comment utiliser la colonne Données externes ainsi que le modèle de liste Liste externe.

Tout d'abord, dans les deux cas, il est nécessaire de créer un type de contenu externe à l'aide de SharePoint Designer afin de se connecter à une base de données externe (SQL Server) avec Microsoft Business Connectivity Services (BCS).  http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ee557243.aspx

Colonne Données externes
1) Ensuite lors de la création d'une colonne, vous pourrez sélectionner le type Données externes puis compléter les paramètres de colonne supplémentaires:

2) Une fois que c'est complété, lors de la création d'un élément, vous pourrez sélectionner des données provenant d'une source externe. Par exemple, vous pourriez aller chercher les noms des clients à partir d'une base de données SQL Server. http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ee559346.aspx

Liste externe

1) Une fois le type de contenu externe créé, vous pouvez sélectionner le modèle de Liste externe puis configurer la source de données:

2) Une fois complété, vous allez afficher dans une liste SharePoint, les données d'une autre source. Par exemple, une liste de clients provenant d'une base de données SQL Server. http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ee558778.aspx

Y a-t-il un rapport avec le modèle de bibliothèque de connexions?

C'est une bibliothèque qui peut contenir deux genres de connexions de données : un fichier ODC (Office Data Connection) ou un fichier UDC (Universal Data Connection). InfoPath et Excel Services peuvent utiliser ces fichiers de connexion.

http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ms772364.aspx

Version: SharePoint 2010

Vérifier les autorisations d'un groupe ou d'un site ou d'une liste/bibliothèque ou d'un élément/fichier

Un propriétaire de site ou un administrateur de collection de sites aura souvent besoin de vérifier quelles sont les autorisations déjà accordées dans les sites. Pour cela, il voudra répondre à deux questions:

• Pour un objet (site, liste/bibliothèque, élément/fichier/page), quels groupes possèdent quels niveaux d'autorisation?
• Pour un groupe SharePoint, quels niveaux d'autorisation à quels objets ont été accordés?

A) Autorisations dans un site
Dans SharePoint 2010, lorsque vous affichez les autorisations d'un site (Actions du site > Autorisations de site), vous pouvez tout de suite vous apercevoir si certaine liste/bibliothèque ou élément/fichier/page possèdent des autorisations particulières.

1. Cliquez sur Afficher uniquement le contenu sécurisé.

2. Cliquez sur gérer les autorisations.

Vous voyez alors la liste des groupes et les niveaux d'autorisation accordés.

Dans SharePoint 2007, vous devez vous déplacer dans chaque site, liste et élément pour vérifier les autorisations.

• Site: Actions du site > Autorisations de site.
• Liste/bibliothèque: Paramètres > Autorisations pour le composant.
• Élément/fichier: Menu déroulant > Gérer les autorisations.

B) Autorisations d'un groupe
1. Sélectionnez le menu Actions du site puis Paramètres du site. Puis cliquez sur Personnes et groupes.
2. Sélectionnez le groupe voulu.
3. Cliquez sur Paramètres puis sur Afficher les autorisations de groupes.
Dans la fenêtre qui s'affiche, vous voyez à quels sites, listes, éléments de toute la collection de sites, le groupe a accès.

Nouveauté dans SharePoint 2010
Il est possible de se déplacer dans un site, puis de vérifier le niveau d’autorisation d’un groupe ou d’un utilisateur.
1. Déplacez-vous dans le site où vous voulez connaître les autorisations d’un groupe.
2. Sélectionnez le menu Actions du site puis Autorisations de site.
3. Cliquez sur le bouton Vérifier les autorisations.
4. Inscrivez le nom d’un groupe ou d’un utilisateur puis cliquez sur Vérifier maintenant.
Dans la fenêtre qui s'affiche, vous voyez les niveaux d'autorisation accordés au groupe ou à l'utilisateur dans le site en question.

Accorder des autorisations à un nouveau groupe SharePoint

Voici les étapes à suivre pour créer un groupe puis lui accorder des autorisations particulières à des sites ou des listes/bibliothèques ou des éléments/fichiers.


Création du groupe SharePoint
Tous les groupes SharePoint sont disponibles pour l'ensemble de toute une collection de sites donc il faut être très rigoureux lors de la création d'un nouveau groupe.

Voici les principes à respecter lors de la création d'un groupe:
- Avant de créer un groupe, vérifiez si vous avez déjà un groupe avec les mêmes utilisateurs. Si c'est le cas, ne créez pas un groupe pareil car vous vous retrouverez avec une multitude de groupes dédoublés et cela deviendra rapidement ingérable.
- Le nom du groupe devrait évoquer quels types d'utilisateurs se trouvent à l'intérieur et non quelles sont leurs autorisations:
Par exemple: Le groupe devrait s'appeler Département des RH et non Éditeurs du manuel des employés.
Pourquoi? Parce que vous allez réutiliser les groupes déjà existants pour leur accorder de nouvelles autorisations. Si votre groupe des RH s'appelle Éditeurs du manuel des employés, il est contre intuitif de lui accorder l'autorisation de modifier le fichier de demande de vacances.

1. Sélectionnez Actions du site > Paramètres du site.
2. Cliquez sur Personnes et groupes de la section Utilisateurs et autorisations.

3. Cliquez sur le lien Groupes dans le volet de gauche. Vous pouvez vérifier si le groupe que vous voulez créer n'existe pas déjà.
4. Cliquez sur le menu Nouveau.
5. Inscrivez le nom du groupe.
6. Supprimez votre nom de la boîte propriétaire et inscrivez-y le nom d'un groupe de propriétaires.
7. Ne sélectionnez pas d'autorisation dans la section Accorder au groupe l'autorisation d'accéder à ce site car vous êtes en train de créer un groupe, vous pourrez accorder les autorisations par la suite.
8. Cliquez sur le bouton Créer.
9. Habituellement vous allez supprimer votre utilisateur du groupe puis ajouter les utilisateurs (ou groupes AD) voulus.

Attribution d'autorisations à un groupe SharePoint

1. Déplacez-vous dans le site ou la liste/bibliothèque ou l'élément/fichier.
2. L'action à faire est différente selon l'objet:

• Site: Actions du site > Autorisations de site.
• Liste/bibliothèque: Paramètres > Autorisations pour le composant.
• Élément/fichier: Menu déroulant > Gérer les autorisations.

Ruban du site parent de la collection de sites:

Ruban d'un sous-site:

Ruban d'une liste/bibliothèque ou d'un élément/fichier:

 

3. Dans le ruban, cliquez sur Arrêter l'héritage des autorisations si cela n'a pas déjà été fait avant.
4. Cliquez sur Accorder des autorisations.
5. Inscrivez le nom du groupe que vous avez créé précédemment.
6. Sélectionnez un niveau d'autorisation avec l'option Accorder directement les autorisations des utilisateurs.
7. Cliquez sur OK.

Intégration avec la suite MS Office

SharePoint s'intégre de façon optimale avec MS Office. Sont énumérées dans cet article les différentes techniques d'intégration de façon succinte pour obtenir une vue d'ensemble.

1) Exporter vers Excel
Il est possible d'exporter vers Excel les données de toute liste ou bibliothèque. Pour cela, sélectionnez l'icône Exporter vers Excel du ruban.
Vous aurez alors la question "Voulez-vous ouvrir ou enregistrer owssvr.iqy?".
Au final, les données dans la feuille de calcul d'Excel proviennent de SharePoint, selon une connexion dans 1 direction seulement: de SharePoint vers Excel.

Vous pouvez effectuer les actions suivantes dans Excel, onglet Données:
- Actualiser tout pour mettre à jour les changements en provenant de SharePoint.
- Connexions > bouton Supprimer pour enlever la liaison.

2) Importer un fichier Excel
Lors de la création d'une liste, vous devez utiliser le modèle Importer une feuille de calcul. Les données d'Excel sont copiées dans SharePoint sans aucune liaison.

3) Se connecter à Outlook
Certains modèles de listes permettent d'obtenir une synchronisation bidirectionnelle avec Outlook en utilisant l'icône Se connecter à Outlook du ruban:
- Calendrier, Tâches, Tâches de projet, Contacts, Bibliothèque, Discussion d'équipe
http://office.microsoft.com/fr-ca/sharepoint-server-help/synchroniser-du-contenu-sharepoint-2010-avec-outlook-2010-HA101881295.aspx

4) WebParts Outlook
Vous pouvez ajouter des WebParts de la catégorie Outlook Web App:
- Ma boîte de réception
- Mes contacts
- Mes tâches
- Mon calendrier
- Mon dossier Courrier

5) Envoi de courriel par Outlook
Plusieurs actions effectuées dans SharePoint provoquent l'envoi d'un courriel dans Outlook.
- Lors de l'assignation d'une tâche à un utilisateur.
- Lors de la création d'une alerte et bien sûr à chaque fois qu'une alerte est déclanchée.
- Lors de l'ajout des autorisations à des utilisateurs.

6) Présentation PowerPoint
Au lieu d'ajouter un fichier PowerPoint dans une bibliothèque de documents, il est possible de créer une bibliothèque de diapositives. Ensuite, quand vous téléchargez le fichier PowerPoint dans ce modèle de bibliothèque, vous pouvez voir les miniatures des diapositives et modifier chacune des diapositives individuellement.

7) Propriétés, QuickPart et versions dans Word
Les métadonnées sont les propriétés dans les fichiers MS Office
Office Backstage View

À suivre...
Coédition

Valeurs de colonne par défaut et affichage par emplacement

Paramètres des valeurs de colonne par défaut

Voici un exemple d'utilisation de cette nouvelle fonction de SharePoint 2010.

1. Créez une bibliothèque de documents.
2. Ajoutez une colonne (nommée Catégorie) de type choix (Bleu, Rouge, Jaune). Pour plus d'effet, supprimez la valeur par défaut.
3. Créez trois dossiers nommés Bleu, Rouge, Jaune.
4. Dans les paramètres de la bibliothèque, cliquez sur Paramètres des valeurs de colonne par défaut.
5. Dans la zone de gauche, vous voyez les trois dossiers et dans la zone de droite, la colonne Catégorie est énumérée.
6. Sélectionnez le dossier Bleu puis cliquez sur la colonne Catégorie.

7. Inscrivez Bleu dans la valeur par défaut puis cliquez sur OK. Vous remarquez que le dossier est maintenant marqué par un rouage vert.

8. Complétez les valeurs par défaut des deux autres dossiers.

Dorénavant, lorsque vous téléchargez un fichier et que vous spécifiez le dossier où il doit être placé. La catégorie correspondante au dossier est sélectionnée par défaut.

Paramètres d’affichage par emplacement

Je ne crois pas que cela fonctionnait comme ci-dessous dans SharePoint 2010. Voir plutôt https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/02/15/affichage-par-emplacement/

Nous allons continuer cet exemple pour vous montrer une utilisation de la nouvelle fonction d'affichage par emplacement de SharePoint 2010.

1. Créez un affichage nommé Simple dans cette bibliothèque.
2. Dans les paramètres de la bibliothèque, cliquez sur Paramètres d’affichage par emplacement.
3. Dans la zone de gauche, vous voyez les trois dossiers et dans la zone de droite, les deux affichages Tous les documents et Simple sont disponibles à cet emplacement.
4. Cliquez sur le dossier Bleu, puis sélectionnez l'affichage Tous les documents.
5. Cliquez sur le bouton Supprimer.

L'affichage Simple devient l'affichage par défaut du dossier bleu et l'héritage des affichages est brisé.

Version: SharePoint 2010

Cacher la colonne Titre dans une liste personnalisée

Lorqu'on créé une liste personnalisée, par défaut, elle contient la colonne Titre. Cette colonne est de type Une seule ligne de texte et il n'est pas possible de changer le type de la colonne. Par conséquence, si dans la liste que l'on veut créer on n'a pas besoin d'une colonne Une seule ligne de texte, il faut la cacher.

1. Dans l'onglet Liste du ruban, cliquez sur Paramètres de liste.
2. Cliquez sur Paramètres avancés.
3. Cliquez sur Oui pour autoriser la gestion des types de contenu.
4. Cliquez sur OK.
5. Dans la section Types de contenu, cliquez sur le type de contenu Élément.

6. Dans la fenêtre du type de contenu de liste, dans la section Colonnes, cliquez sur Titre.

7. Sélectionnez Masquée puis cliquez sur OK.

Super: La colonne Titre n'apparaîtra pas lors de l'ajout d'un nouvel élément.

Mais: Le désavantage de cette solution est que habituellement la colonne Titre est cliquable dans l'affichage pour ouvrir ou modifier l'élément: Titre (lié à un élément avec le menu Edition). Pour palier à ce problème, il faut sélectionner dans l'affichage la colonne Modifier (lien vers l'élément modifié).