Comparaison entre une enquête et une liste personnelle

Enquête	Liste personnelle
1 seule réponse réponse anonyme
3 affichages: Vue d'ensemble (par défaut) Synthèse graphique Toutes les réponses Astuce pour mettre à jour l'affichage Toutes les réponses: Afficher les réponses d'une enquête.	Possibilité de créer des affichages personnalisés et de changer l'affichage par défaut.
Question au dessus de la boîte.	Question à gauche de la boîte.
	Colonne de titre
Choix de colonnes: Échelle d'évaluation Séparateur de page	Choix de colonnes: Valeur calculée Lien hypertexte ou image
Logique de branchement

Relation de un-à-plusieurs entre deux listes

Mise en situation:

Nous avons deux listes: la liste des projets et la liste des chargés de projet.

• Un projet n'est associé qu'à un seul chargé de projet.
• Un chargé de projet peut gérer plus d'un projet.

Il s'agit d'une relation de un-à-plusieurs. Et voici comment, il serait possible d'utiliser SharePoint comme une mini base de données.


Il existe trois techniques pour établir une relation entre ces deux listes à l'aide d'une colonne de recherche. Nous allons les comparer ci-dessous.

TECHNIQUE 1:
Dans la liste des projets, on ajoute une colonne de recherche qui récupère les chargés de projet.

1) Colonnes aditionnnelles
Il est alors possible de visualiser dans la liste des projets certaines colonnes provenant de la liste des chargés de projet.

Dans notre exemple, la spécialité ne peut pas être affichée car c'est une colonne de choix.

Réf. http://social.msdn.microsoft.com/Forums/en-US/sharepointgeneralprevious/thread/5a80988a-6b37-4454-957b-856ea16b2e60

http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-server-help/create-list-relationships-by-using-unique-and-lookup-columns-HA101729901.aspx

2) Liste associée
Il faut ouvrir la liste des chargés de projet et y ajouter sa liste associée.
Lors de l'ouverture ou de la modification d'une fiche de chargé de projet, on peut alors voir tous les projets sur lesquels il travaille.

3) Connexion de WebParts
Lorsqu'on clique sur la double flèche d'un chargé de projet, le WebPart des projets affiche les projets gérés par ce chargé. Ceci reproduit l'effet de la liste associée.

Lorsqu'on clique sur la double flèche d'un projet, le WebPart des chargés de projet affiche les informations sur le chargé de projet.

TECHNIQUE 2:
Dans la liste des chargés de projet, on ajoute une colonne de recherche qui récupère les projets en autorisant des choix multiples.

1) Colonnes aditionnnelles
Les divers projets que gére un chargé de projet sont séparés par des points virgules.

2) Liste associée

Il faut ouvrir la liste des projets et y ajouter sa liste associée.

Lors de l'ouverture ou de la modification d'une fiche de projet, on peut alors voir le chargé de projet qui le gère.

3) Connexion de WebParts

Inconvénient: La configuration de la connexion est possible mais le filtre ne fonctionne pas dans le cas où on voudrait cliquer sur la double flèche d'un chargé de projet pour voir tous les projets associés.

Lorsqu'on clique sur la double flèche d'un projet, le WebPart des chargés de projet affiche les informations sur le chargé de projet.

TECHNIQUE 3: Non recommandée!

La liste des chargés de projet contient plusieurs fois le même nom. Dans cette liste, on ajoute une colonne de recherche qui récupère les projets.

CONCLUSION

La première technique, qui est la plus intuitive, est aussi la plus avantageuse.

SharePoint 2010, 2013

Comparaison de la connexion des WebParts dans les versions de SharePoint

Allez à http://ktnnsharepoint.wordpress.com/2013/04/03/connexions-webparts/

Limiter le nombre de versions

Voici quelques techniques qui permettent de limiter le nombre de versions.

1) La technique la plus évidente est de restreindre le nombre de versions qui sont créées dans les paramètres de contrôle de version.

2) Au moment où vous fermez le fichier, vous avez cette fenêtre qui s'affiche. Elle permet de remplacer une version existante au lieu d'en ajouter une nouvelle.

Pour obtenir cette boîte de dialogue, il faut activer les versions mineures et majeures sur la bibliothèque et il faut que le fichier soit extrait. Donc si vous voulez vous assurer que les utilisateurs n'oublient pas d'extraire les fichiers, vous pouvez exiger l'extraction.

3) Il est possible de supprimer les versions pour un fichier à la fois. Ouvrez l'historique des versions puis:
- Cliquez sur Supprimer toutes les versions ou Supprimer les versions secondaires.
- Supprimez une version à l'aide du menu contextuel.

4) À partir de SharePoint 2010, vous pouvez ajouter une politique de rétention à l'effet, par exemple, que 6 mois après la dernière date de modification d'un fichier, toutes les versions brouillons seront supprimées.

Sources d'inspiration

Allez à http://ktnnsharepoint.wordpress.com/2013/03/20/sources-inspiration/

Astuces pour gérer les fichiers extraits

Vous pouvez commencer à lire Avantages et pièges de l'extraction. (WordPress)

Colonne Extrait vers
Lorsque les utilisateurs se servent de l'extraction, il est bien pratique de rajouter dans l'affichage de la bibliothèque la colonne Extrait vers.

Afficher les états
Lorsque les fonctionnalités de publication d'un site sont activées, il existe un rapport qui permet d'afficher tous les fichiers extraits par vous-même: Actions du site > Afficher les états > Extrait pour moi.

Il est aussi possible d'ajouter un état personnalisé qui affiche tous les fichiers extraits d'un site.

1) Allez sur le site parent d'une collection de sites.

2) Sélectionnez Actions du site > Gérer le contenu et la structure.

3) Dans la liste Rapports Contenu et structure, ajoutez un élément.

4) Dans le champ Requête CAML, inscrivez <Where><IsNotNull><FieldRef Name="CheckoutUser" LookupId="TRUE"/></IsNotNull></Where>.

5) Ce rapport sera disponible dans la liste des états.

Gérer les fichiers extraits
Parmi les paramètres d'une bibliothèque, il y a l'option Gérer les fichiers extraits (Manage checked out files). Cela semble super pratique mais cette liste est toujours vide. Quand pourrait-elle servir se dit-on?

Voici des cas où on peut voir cette option à l'oeuvre:
Cas 1
- Ajoutez une colonne obligatoire à la bibliothèque.
- Téléchargez y un fichier.
- Cliquez sur Annuler pour ne pas ajouter le champ obligatoire.

Cas 2
- Activez l'extraction obligatoire sur une bibliothèque.
- Téléchargez y un fichier.
- Cliquez sur Annuler pour ne pas archiver.

Résultat: Le fichier est tout de même téléchargé. Il est automatiquement extrait. Uniquement l'utilisateur qui a ajouté le fichier peut le voir (même l'administrateur de la collection de sites ne peut voir ce fichier). Ce fichier va apparaître dans la liste Gérer les fichiers extraits.

SharePoint 2013: Cette option s'appelle Manage files which have no checked in version.

Archiver un fichier extrait
Le propriétaire (Contrôle total) peut archiver un fichier extrait par un autre utilisateur.
Si l'utilisateur n'a pas utilisé le dossier Brouillons local, alors la dernière version sauvegardée par l'utilisateur est alors récupérée.

Manipulation de plusieurs fichiers en même temps
Dans Gérer le contenu et la structure, il est possible de sélectionner plusieurs fichiers en même temps puis de les extraire, archiver ou d'annuler l'extraction.

Pourquoi les dossiers nous manquent?

Remplacé par...

http://ktnnsharepoint.wordpress.com/2013/03/14/pourquoi-les-dossiers-nous-manquent/