mercredi 20 mars 2013

Astuces pour gérer les fichiers extraits


Vous pouvez commencer à lire Avantages et pièges de l'extraction. (WordPress)

Colonne Extrait vers
Lorsque les utilisateurs se servent de l'extraction, il est bien pratique de rajouter dans l'affichage de la bibliothèque la colonne Extrait vers.

Afficher les états
Lorsque les fonctionnalités de publication d'un site sont activées, il existe un rapport qui permet d'afficher tous les fichiers extraits par vous-même: Actions du site > Afficher les états > Extrait pour moi.


Il est aussi possible d'ajouter un état personnalisé qui affiche tous les fichiers extraits d'un site.
1) Allez sur le site parent d'une collection de sites.
2) Sélectionnez Actions du site > Gérer le contenu et la structure.
3) Dans la liste Rapports Contenu et structure, ajoutez un élément.
4) Dans le champ Requête CAML, inscrivez <Where><IsNotNull><FieldRef Name="CheckoutUser" LookupId="TRUE"/></IsNotNull></Where>.


5) Ce rapport sera disponible dans la liste des états.

Gérer les fichiers extraits
Parmi les paramètres d'une bibliothèque, il y a l'option Gérer les fichiers extraits (Manage checked out files). Cela semble super pratique mais cette liste est toujours vide. Quand pourrait-elle servir se dit-on?

Voici des cas où on peut voir cette option à l'oeuvre:
Cas 1
- Ajoutez une colonne obligatoire à la bibliothèque.
- Téléchargez y un fichier.
- Cliquez sur Annuler pour ne pas ajouter le champ obligatoire.

Cas 2
- Activez l'extraction obligatoire sur une bibliothèque.
- Téléchargez y un fichier.
- Cliquez sur Annuler pour ne pas archiver.

Résultat: Le fichier est tout de même téléchargé. Il est automatiquement extrait. Uniquement l'utilisateur qui a ajouté le fichier peut le voir (même l'administrateur de la collection de sites ne peut voir ce fichier). Ce fichier va apparaître dans la liste Gérer les fichiers extraits.

SharePoint 2013: Cette option s'appelle Manage files which have no checked in version.

Archiver un fichier extrait
Le propriétaire (Contrôle total) peut archiver un fichier extrait par un autre utilisateur.
Si l'utilisateur n'a pas utilisé le dossier Brouillons local, alors la dernière version sauvegardée par l'utilisateur est alors récupérée.

Manipulation de plusieurs fichiers en même temps
Dans Gérer le contenu et la structure, il est possible de sélectionner plusieurs fichiers en même temps puis de les extraire, archiver ou d'annuler l'extraction.

Aucun commentaire:

Enregistrer un commentaire