mercredi 6 mars 2013

Comment distinguer une colonne de site d'une colonne de liste

Il n'y a pas de moyen simple et accessible à un utilisateur régulier de distinguer si une colonne de sa liste ou sa bibliothèque a été créée à partir d'une colonne de site.
Cela peut très problématique si un utilisateur modifie les choix d'une colonne de liste (basée sur une colonne de site) puis qu'un autre utilisateur mette à jour la colonne de site. Les choix de la colonne de liste seront alors écrasés par les choix de la colonne de site.

Pour repérer quelles sont les colonnes de site, je suggère:
1) Sélectionnez Actions du site > Paramètres du site.
2) Cliquez sur Colonnes de site (parmi les galeries).
3) Repérez les colonnes personnalisées. Cela peut ne pas être évident si ces colonnes n'ont pas été créée dasn une catégorie distincte.
4) Ouvrez chacune des colonnes et modifiez la description pour "Ceci est une colonne de site. Allez dans la galerie pour la mettre à jour."

5) Cliquez sur OK.

Une fois propagé, toutes les colonnes de liste basée sur cette colonne de site auront cette même description donc l'utilisateur pourra les distinguer des colonnes de liste.

Bonne pratique:
En conclusion, il est très important d'établir dans les procédures de création des colonnes de site de toujours ajouter la description "Ceci est une colonne de site. Allez dans la galerie pour la mettre à jour."

Note technique: Il est possible de déterminer où sont utilisées les colonnes de sites.
http://sharepoint.licomputersource.com/2010/12/find-what-lists-or-sites-are-using-a-particular-site-column/
http://social.technet.microsoft.com/Forums/en/sharepointgeneral/thread/6e1026eb-5744-4e47-9ef4-54c2592e231b

Pour voir l'utilisation des types de contenu (SharePoint Manager):
http://nickhadlee.wordpress.com/2010/05/24/the-content-type-is-in-use-sharepoint-2010-error-redux/

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