vendredi 20 janvier 2012

Enquêtes indiscrètes

Les enquêtes ne sont pas vraiment anonymes :
Lorsque vous utilisez le modèle de liste d’enquête pour créer un sondage, vous pouvez sélectionner de ne pas afficher les noms des utilisateurs dans les résultats de l’enquête. Si vous afficher la liste des réponses (alltitems.aspx), vous voyez *** dans la colonne Créé par.


Le nom des répondants n’est pas réellement confidentiel car il suffit que le propriétaire du site (ou l'utilisateur qui a sufisament de droits) effectue les opérations suivantes pour afficher le nom des utilisateurs.
- Déplacez-vous dans la liste d'enquête.
- Sélectionnez Paramètres > Paramètres - Enquête.
- Cliquez sur Titre, description et navigation.
- Sélectionnez Oui pour afficher les noms des utilisateurs puis cliquez sur Enregistrer.

Pour aller plus loin...
http://blogs.msdn.com/b/bedwards/archive/2011/04/25/truly-anonymous-intranet-surveys.aspx


Les enquêtes ne sont pas vraiment secrètes :
Si vous préparez une enquête sans aucune personnalisation, à chaque fois qu’un utilisateur va compléter l’enquête, il sera amené sur la page Vue d’ensemble (overview.aspx). Cette page contient le WebPart qui indique le nombre de réponses ainsi que les hyperliens vers une synthèse graphique ou toutes les réponses.

1) Très simplement, vous pourriez rediriger les utilisateurs vers une autre page une fois qu’ils ont complété l’enquête en ajoutant le paramètre source dans l’URL. C’est une solution rapide mais pas très sécuritaire.
http://votreintranet/Lists/votreenquete/newform.aspx?source=http://lapage

2) Une première protection que vous pouvez appliquer sur votre enquête pour cacher les réponses est:



3) Pour plus de sécurité, si les réponses ne devraient pas être vues par tout le monde, vous pouvez :
- Modifiez la page.
- Fermez le WebPart – il est préférable de ne pas le supprimer.
- À la place vous pourriez ajouter un WebPart Editeur de contenu avec un texte de remerciement.

4) Aussi, tout super utilisateur de SharePoint pourrait changer l’URL pour allitems.aspx, summary.aspx et ainsi voir les réponses. Pour éviter cela, vous pouvez fermer les WebParts sur les trois pages overview.aspx, allitems.aspx et summary.aspx.
Et lorsque l’enquête est terminée, vous devez enlever les droits de collaboration et de lecture à tous les utilisateurs. Après cela, vous pouvez ajouter à nouveau les WebParts sans que les utilisateurs puissent lire les réponses.

vendredi 13 janvier 2012

Les métadonnées sont les propriétés dans les fichiers MS Office

Il est rassurant de savoir que lorsque vous ajoutez des métadonnées (colonnes) à vos fichiers MS Office dans les bibliothèques de SharePoint, ces informations sont conservées à l’intérieur des fichiers eux-mêmes. C’est-à-dire que si vous téléchargez une copie d’un fichier provenant de SharePoint, vous pourrez voir les métadonnées qui ont été personnalisées.

1) Créez une bibliothèque dans SharePoint.
2) Ajoutez une colonne nommée Saison avec les choix : Printemps, Été, Automne, Hiver.
3) Téléchargez un document Word. Vous devez alors ajouter les métadonnées du fichier.


4) Ouvrez le document puis activez la modification.
5) Dans MS Word 2010, sélectionnez le menu Fichier puis Informations. À droite, sélectionnez Propriétés puis Afficher le panneau de documents.


Ajouter le WebPart d'une liste ou d'une bibliothèque qui se trouve dans un autre site

En restant dans le même site, vous pouvez ajouter un WebPart de liste pour afficher le contenu d’une liste ou d’une bibliothèque qui se trouve dans le site. Vous n’avez pas accès par contre à des listes ou bibliothèques qui se trouvent dans d’autres sites de la collection.

Pour ajouter le contenu d’une bibliothèque ou liste qui se trouve dans un autre site de la collection, vous êtes obligé d’utiliser un WebPart Requête de contenu (Content Query Web Part – CQWP).

Attention: Le WebPart Requête de contenu n'est disponible que lorsque les fonctionnalités de publication de la collection de sites sont activées.

En exemple, vous voulez ajouter une liste d'annonces qui se trouve dans un autre site.

1) Créez une page.
2) Ajoutez un WebPart.
3) Sélectionnez la catégorie Report de contenu puis Requête de contenu puis cliquez sur Ajouter.
4) Modifiez le WebPart.
5) Dans le panneau de droite, cliquez sur le + pour ouvrir la section Requête.
5) Sélectionnez Afficher les éléments de la liste suivante puis cliquez sur Parcourir.
6) Sélectionnez une liste d'annonces qui se trouve dans un autre site puis cliquez sur OK.
7) Automatiquement, le type de liste Annonces est sélectionnée.
8) Cliquez sur OK.

Cas d’utilisation : utiliser le type de contenu Lien vers un document pour éviter les doublons de fichiers

Je me suis prosternée lorsque j’ai découvert cette possibilité de SharePoint. Toute bonne gouvernance mentionne qu’il ne faut pas télécharger à plusieurs endroits le même fichier. À la place, il faut définir le propriétaire d’un fichier qui se charge de télécharger l’original dans une bibliothèque. Ensuite, si ce fichier doit être référé ailleurs, il faut ajouter un hyperlien.

Pour répondre à cette bonne pratique, comment fait-on pour construire une bibliothèque qui rassemble tous les fichiers nécessaires, incluant de nouveaux fichiers et des fichiers déjà existants dans d'autres bibliothèques?

En plus, la solution à ce problème permet de se convaincre de l'utilité des types de contenu déjà existants.

1) Créez une bibliothèque de documents.
2) Ouvrez les paramètres de la bibliothèque.
3) Cliquez sur Paramètres avancés.
4) Sélectionnez Oui pour Autoriser la gestion des types de contenu. Puis cliquez sur OK.
5) Dans la section Types de contenu qui s'est ajoutée, cliquez sur Ajouter à partir de types de contenu de site existants.
6) Sélectionnez Lien vers un document, puis cliquez sur Ajouter, puis sur OK.
7) Lorsque vous voulez ajouter un lien, sélectionnez l'onglet Documents de la bibliothèque puis cliquez sur Nouveau > Lien vers un document.



Entre nous, cette solution correspond à l'utilisation des raccourcis vers des documents sur le bureau ou dans les dossiers de Windows Explorer.

Voir aussi la commande Envoyer vers:
http://office.microsoft.com/fr-ca/sharepoint-server-help/copier-un-fichier-dans-une-autre-bibliotheque-ou-utiliser-la-commande-envoyer-vers-un-emplacement-HA101782473.aspx