Cas d’utilisation : utiliser le type de contenu Lien vers un document pour éviter les doublons de fichiers

Je me suis prosternée lorsque j’ai découvert cette possibilité de SharePoint. Toute bonne gouvernance mentionne qu’il ne faut pas télécharger à plusieurs endroits le même fichier. À la place, il faut définir le propriétaire d’un fichier qui se charge de télécharger l’original dans une bibliothèque. Ensuite, si ce fichier doit être référé ailleurs, il faut ajouter un hyperlien.

Pour répondre à cette bonne pratique, comment fait-on pour construire une bibliothèque qui rassemble tous les fichiers nécessaires, incluant de nouveaux fichiers et des fichiers déjà existants dans d'autres bibliothèques?

En plus, la solution à ce problème permet de se convaincre de l'utilité des types de contenu déjà existants.

1) Créez une bibliothèque de documents.
2) Ouvrez les paramètres de la bibliothèque.
3) Cliquez sur Paramètres avancés.
4) Sélectionnez Oui pour Autoriser la gestion des types de contenu. Puis cliquez sur OK.
5) Dans la section Types de contenu qui s'est ajoutée, cliquez sur Ajouter à partir de types de contenu de site existants.
6) Sélectionnez Lien vers un document, puis cliquez sur Ajouter, puis sur OK.
7) Lorsque vous voulez ajouter un lien, sélectionnez l'onglet Documents de la bibliothèque puis cliquez sur Nouveau > Lien vers un document.

Entre nous, cette solution correspond à l'utilisation des raccourcis vers des documents sur le bureau ou dans les dossiers de Windows Explorer.

Voir aussi la commande Envoyer vers:
http://office.microsoft.com/fr-ca/sharepoint-server-help/copier-un-fichier-dans-une-autre-bibliotheque-ou-utiliser-la-commande-envoyer-vers-un-emplacement-HA101782473.aspx